Как работодателю проверить документы иностранного сотрудника при найме на работу

Все иностранные граждане, трудоустраивающиеся в России, должны иметь определенный набор документов. Задача работодателя — проверить их наличие и подлинность, чтобы не допустить штрафов и санкций за неправильное оформление иностранного сотрудника.

В данной статье мы рассмотрим самую важную информацию, которую необходимо проверять при найме иностранца на работу, а также расскажем, где и как это можно сделать.

Проверка документов — обязанность работодателя?

С одной стороны, законом не предусмотрена обязанность проверять документы иностранца. Работодателю необходимо лишь удостовериться в их наличии, чтобы правильно оформить иностранца на работу.

Однако мы настоятельно рекомендуем проверять не только наличие документов, но и их подлинность, а также сроки действия. Если в последствии окажется, что какие-то документы были нелегальными или просроченными, то работодатель понесет ответственность за неправильное оформление иностранного сотрудника.

Штрафы достигают 1 млн. рублей за каждого неправильно оформленного иностранца, а также организации может грозить приостановка деятельности до 90 дней.

Проверяем иностранца на запрет на въезд в РФ

Первое, с чего стоит начать, это проверка иностранного гражданина на наличие запрета на въезд в Российскую Федерацию. Если запрет у потенциального сотрудника имеется, то быстрая проверка освободит работодателя от потери времени и средств на дальнейшее трудоустройство иностранца.

Кроме того, наличие запрета — это один из острых вопросов, который зачастую интересует и самих иностранных граждан.

Проверить наличие или отсутствие запрета на въезд в РФ можно онлайн в соответствующем сервисе на сайте МВД. Услуга бесплатная.

Наличие и подлинность регистрации

Каждый иностранец, находящийся в России (в общем случае — более 7 дней), должен встать на миграционный учет.

Чтобы удостовериться в подлинности и действительности регистрации иностранного сотрудника, необходимо обратиться в отделение ГУВМ МВД России. Сделать это можно лично или по телефону. Онлайн проверить регистрацию иностранца не получится: соответствующий сервис на сайте МВД пока что реализует проверку только для граждан РФ.

Разрешение на работу и патент

Иностранцам, приезжающим из стран, с которыми у России установлен визовый режим, можно трудоустроиться только при наличии действующего разрешения на работу.

Для того, чтобы проверить подлинность и действительность документа, воспользуйтесь сервисом на официальном сайте ГУМВ МВД России. Услуга бесплатная и оказывается онлайн.

Там же можно проверить и патент на работу, который является обязательным документом для работы в России для иностранцев из Таджикистана, Узбекистана, Молдавии, Азербайджана и, в общем случае, Украины.

Специалисты миграционного отдела Lexintel рекомендуют не только проверять наличие и действие патента, но и запрашивать у иностранного гражданина чеки, подтверждающие своевременную оплату НДФЛ по патенту. Такая проверка не является обязательной, но убережет работодателя от проблем в случае, если иностранец имеет просрочки в платежах.

Важно! Информация в базах МВД синхронизируется не моментально. Обновление данных после получения иностранцем разрешительных документов или их аннулирования может занимать некоторое время. Если вы не обнаружили разрешение на работу, патент или другую необходимую информацию об иностранце в базе, обратитесь в территориальное подразделение МВД и запросите информацию в письменном обращении.

Проверяем ИНН

При трудоустройстве иностранного сотрудника работодателю необходимо проверить у него наличие ИНН. В случае, если у иностранца нет номера налогоплательщика, то оформить его он может самостоятельно. Первично ИНН не входит в обязательный перечень документов, но мы настоятельно рекомендуем принимать работника с уже имеющимся ИНН.

Удостовериться в наличии и действительности индивидуального номера налогоплательщика можно на сайте ФНС. Также проверить ИНН можно в патенте, если вы трудоустраиваете иностранца из СНГ, или запросив у будущего сотрудника свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

Даже если иностранец предъявил свидетельство о постановке на налоговый учет, рекомендуется все равно проверить ИНН на сайте ФНС. Номер должен присутствовать в базе и быть действительным.

Бывают случаи, когда ИНН у иностранца оформлен на старый паспорт. В таком случае иностранному гражданину необходимо самостоятельно обратиться в налоговый орган, чтобы внести изменения.

Кроме того, ИНН может оказаться недействительным, если иностранец оформил его давно, затем уезжал из России, а налоговых платежей не происходило ни от иностранца, ни от работодателя. По закону, в таких случаях ИНН перестает действовать через 3 года и его необходимо оформлять заново.

Проверяем СНИЛС иностранного сотрудника

Помимо ИНН, иностранцу также необходим СНИЛС. По нему начисляются социальные выплаты и пособия. Без СНИЛС работодатель не сможет отчислять обязательные страховые взносы за иностранного сотрудника.

Проверить наличие и подлинность уже имеющегося СНИЛС можно на сайте СФР в специальном онлайн-сервисе.

Памятка работодателям: обязательно проверяйте все необходимые документы, их наличие, сроки и оригинальность при трудоустройстве иностранных сотрудников! Иначе вы рискуете получить штраф от 400 тысяч до 1 миллиона рублей за одного сотрудника.

Если вам необходима помощь в грамотном оформлении иностранных работников, обратитесь в миграционный отдел компании Lexintel! Получите бесплатную консультацию по номеру: +7 (495) 229-14-25.

Image by Freepik