В каких случаях аутстаффинг особенно выгоден бизнесу

Зачем компании нужен аутстаффинг

При аутстаффинге сотрудника оформляют в штат компании-аутстаффера, а фактически он работает на компанию-заказчика. Так организации могут быстро найти и привлечь к работе персонал в определенной сфере.

По сути, аутстаффинговая компания выполняет юридические функции работодателя: выплачивает зарплату, начисляет и платит налоги и страховые взносы, оплачивает сотрудникам больничные и отпуска, ведет кадровый учет. А работает персонал на компанию-заказчика, которая оплачивает такую услугу.

Таким образом аутстаффинг — это комплекс мер по оптимизации кадрового делопроизводства, которые позволяют снизить нагрузку на кадровый отдел и бухгалтерию заказчика. При этом компания-заказчик сохраняет контроль над сотрудниками также, как если бы они работали в ее штате.

Преимущества аутстаффинга:

• Снижается риск проверок со стороны контролирующих органов — трудовой инспекции и налоговой службы. Даже если придет проверка, достаточно показать проверяющим договор с аутстаффинговой компанией, которая берет на себя решение всех вопросов, так как сотрудники оформлены в ее штате;
• Снижается риск штрафов. Организация-аутстаффер помогает клиенту обеспечить прозрачную деятельность, избежать внимания со стороны контролирующих органов и негативных последствий в виде штрафов;
• Делегируются вопросы трудовых споров и несчастных случаев.Аутстаффинговая компания берет на себя все кадровые функции, в том числе решает трудовые споры, оформляет несчастные случаи и выплаты по ним;
• Снижается нагрузка на HRи бухгалтерию. Не нужно тратить время на подбор персонала, оформление, обучение и адаптацию новых сотрудников. Все эти задачи берет на себя провайдер;
• Проще привлекать к труду иностранных работников. Сложный и комплексный процесс их оформления ложится на плечи профессиональной компании-аутстаффера;
• Легче оптимизировать налоги. Если компания хочет продолжить работать на УСН и не сокращаться в масштабах — вывод сотрудников за штат станет оптимальным решением.

В каких случаях нужны услуги аутстаффинга

Бизнес обращается к компаниям-аутстафферам в случаях, когда:

1. Есть свои сотрудники, но нужно снять нагрузку с кадрового отдела и сэкономить на зарплатах и налогах;
2. Нет своего персонала и нужно оперативно набрать сотрудников без хлопот, которые сопровождают найм;
3. ИП не готов оформлять сотрудников в штат, самостоятельно рассчитывать и платить за них налоги.

Аутстаффинг становится особенно выгодным в следующих ситуациях:

• Временные проекты. Можно заключить договор с аутстаффером, быстро набрать команду и выполнить задачу без лишних затрат и рисков;
• Сезонные работы. Например, розничному магазину нужен дополнительный персонал на время праздничной распродажи;
• Оптимизация налогов. Для перехода на УСН необходимо, чтобы в штате компании было не больше 100 человек. Провайдер может помочь законно сократить количество сотрудников, предоставив их из своего штата;
• Сокращение издержек. Вместо того чтобы содержать отдел бухгалтеров или HR-специалистов, организация может обратиться к внешнему подрядчику и сэкономить на зарплатах, налогах и страховых взносах за таких сотрудников.

В результате компания имеет возможность уделять больше внимания своим основным направлениям деятельности, которые приносят прибыль.

Применение аутстаффинга в различных отраслях

Наибольшей популярностью услуги аутстаффинга пользуются в таких отраслях как:

1. Строительство. Закон обязывает строительные компании иметь в штате определенное количество сотрудников высокой квалификации. Но несмотря на это, аутстаффинг становится неотъемлемой частью оптимизации кадровых процессов. Из-за сезонности работ компании-застройщику невыгодно круглый год держать персонал в штате. Аутстаффинг позволяет компании брать персонал по мере необходимости и экономить на оплате труда и налогах;
2. Производство. Часто компании из этой сферы пользуются услугами аутстаффинга, чтобы оперативно нанять персонал при резком масштабировании производства. Еще одной причиной обратиться к компании-аутстаффера становится желание делегировать кадровое делопроизводство, чтобы сфокусироваться на ключевых задачах бизнеса;
3. Розничная торговля и сфера питания. В этой сфере кадровое делопроизводство сопровождается большим количеством дополнительных требований, например, наличие медкнижек и прохождение медосмотров. Помимо текучести кадров, есть пики спроса, такие как новогодние праздники или летний сезон. Бизнесу выгоднее переложить функции оформления и содержания персонала на аутстаффинговую компанию;
4. Клининг. Высокая текучесть кадров создает большую нагрузку на отдел кадров и бухгалтерию компании. А оформление большого числа иностранных сотрудников несет в себе дополнительные риски, здесь ошибка стоит дорого. Размер штрафа за одного неправильно оформленного иностранного сотрудника составляет от 400 тыс. до 1 млн рублей, а также грозит приостановкой деятельности организации до 90 суток. Аутстаффинговые компании специализируются на этом направлении, поэтому бизнесу безопаснее и выгоднее делегировать им такие задачи;
5. Складские комплексы. В этой сфере также много рисков, которые связаны с оформлением иностранных сотрудников. Чтобы их избежать, бизнес часто обращается за услугами аутстаффинговых компаний.

Как выбрать грамотного подрядчика для аутстаффинга 

Чтобы при выборе компании-аутстаффера отдать предпочтение подрядчику, который выполнит свою работу без нарушения требований законодательства и качественно, придерживайтесь следующих правил:

1. Выясните, какой тип договора заключается с сотрудниками. Крайне нежелательно, когда компания-аутстаффер заключает с персоналом договоры ГПХ. Такое сотрудничество сопровождается высокими рисками. Только трудовой договор гарантирует полную безопасность и клиенту, и сотрудникам;

2. Проверьте, есть ли у подрядчика аккредитация Роструда. Только при наличии такой аккредитации компания вправе предоставлять услуги аутстаффинга. Получить ее подрядчик может только если выполнит ряд условий;

3. Уточните, какой вид договора подрядчик планирует заключить с вашей компанией. Самый подробный и безопасный договор, который дает максимум гарантий для обеих сторон — это договор на предоставление персонала. Если подрядчик предлагает вам заключить договор на оказание услуг, скорее всего вы имеете дело с компанией, у которой нет аккредитации Роструда.

Аутстаффинг имеет некоторые нюансы. Важно знать о них заранее, чтобы эффективно предотвратить:

• Риск нарушения законодательства. Перед заключением договора убедитесь, что у аутстаффера есть необходимые разрешения;
• Соблюдение конфиденциальности. Передача работы третьей стороне влечет за собой риск утечки информации. Поэтому заключите с провайдером соглашение о защите данных;
• Риск потери контроля. Когда сотрудники не работают в штате, можно потерять контроль над их работой.

Чтобы избежать проблем, тщательно подходите к выбору аутстаффинговой компании. Изучите ее репутацию, опыт работы, отзывы клиентов.

Lexintel является одним из лидеров российского рынка в сфере аутстаффинга. Мы предлагаем передовые решения и полный комплекс услуг для оптимизации кадрового делопроизводства. С нами компании из 60+ сфер деятельности, которые уже оценили аутстаффинг по достоинству.

Image by rawpixel.com on Freepik