Актуальные новости: чиновники против передачи трудовых книжек сторонним подрядчикам
Согласно информации, размещенной на сайте онлайнинспекция.рф от 17.04.2019, Роструд настаивает на том, чтобы ведением трудовых книжек занимались исключительно штатные сотрудники, а не сторонние подрядчики.
Пункт 45 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» гласит, что ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, который в свою очередь приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо.
Чиновники уточняют, что никакая сторонняя компания или физическое лицо по гражданско-правовому договору в таком случае не могут назначаться ответственными за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Уполномоченным лицом должен быть штатный сотрудник компании-работодателя. Такое же правило должно действовать и в отношение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Во всех остальных случаях, касающихся кадрового учета, Роструд лоялен — привлекать сторонних подрядчиков можно. Однако, нельзя забывать, что при передаче персональных данных работников третьим лицам необходимо получать письменное согласие сотрудников на эти действия.
Как вышеописанные изменения могут отразиться на процессе кадровой оптимизации?
Отвечает специалист компании Lexintel по ключевым вопросам — Матвеева Наталья:
«Во-первых, важно понимать, что никакие изменения в постановление Правительства внесены не были. Комментарий Роструда лишь уточняет информацию, отраженную в законодательстве. Если же мы обратимся к официальному тексту постановления, то увидим, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Про то, что уполномоченное лицо должно быть именно штатным сотрудником, ничего не сказано.
Соответственно, если ведением кадров в вашей компании полностью занимается сторонний подрядчик, беспокоиться не о чем.
Во-вторых, даже если вышеописанные изменения законодательно вступят в силу, на большинстве форм кадровой оптимизации это никак не отразится.»
Например, в случае с аутсорсингом, предоставляемые сотрудники изначально оформлены в штате компании-подрядчика, которая и занимается ведением их трудовых книжек. Соответственно, вопрос о незаконности здесь даже не встанет. То же касается услуг по предоставлению персонала и аутсорсингу охраны труда.
Таким образом, мы спешим успокоить работодателей — заниматься кадровой рутиной не придется. Для любой ситуации возможно подобрать оптимальное решение, позволяющее законно оптимизировать кадровую и финансовую политику, наладить работу с сотрудниками и легально сэкономить.
Более того, на завершающей стадии рассмотрения находится решение о введении электронных трудовых книжек. Они должны вступить в силу в 2020-2021 годах, что сделает делопроизводство проще и понятнее, а главное — откроет новые возможности для кадровой оптимизации.
