Аудит кадровой документации

Анализ кадрового делопроизводства (аудит) – это проверка кадровой документации на вопрос соответствия законодательству и локальных нормативных актов на наличие ошибок. Данная процедура является важным этапом масштабного кадрового аудита, позволяет получить достоверную оценку текущего состояния делопроизводства, выявить риски и своевременно устранить недостатки.

Предпосылки для проведения проверки

Основными причинами, по которым компании проводят аудит кадровой документации, являются:

• смена работника, в обязанности которого входило ведение делопроизводства;
• подготовка к предстоящей проверке контролирующих органов;
• изменения в законодательной базе и необходимость приведения в соответствие внутренней документации;
• приход нового руководителя;
• планирование организационных изменений;
• поручение ведения кадрового делопроизводства сторонней организации (аутсорсинг).

Кадровый аудит в отличие от анализа бухгалтерской отчетности не является обязательным. Чаще всего определение соответствия кадрового учета законодательным и отраслевым нормам заказывают руководители компаний (учредители, акционеры), чтобы оптимизировать делопроизводство и избежать возможных претензий от контролирующих органов.

Проведение кадрового аудита

Аудит документации может быть выборочным (экспресс-аудит) или полным. В рамках экспресс-проверки оцениваются отдельные документы и процедуры их ведения. Полная проверка охватывает всю область и позволяет выявить все имеющиеся недостатки. Он предполагает:

• проверку присутствия и правильности оформления общих кадровых документов;
• анализ трудовых договоров на их соответствие требованиям законодательства;
• проверку локальных нормативных актов и оценку их соответствия законодательным требованиям;

Локальные нормативные акты (ЛНА) создаются в организации для регламентации вопросов не до конца раскрытых в Трудовом кодексе. Они бывают обязательными и факультативными. К обязательным относятся: штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда и другие, причем наличие некоторых зависит от специфики деятельности компании. К факультативным относятся: должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, положение об испытании и т. п.

• анализ правильности ведения личной кадровой документации (трудовых книжек, распоряжений, приказов и т. п.);
• проверку соблюдения требований к хранению и архивации документов.

Доверить аудит целесообразно профессионалам

Проведение аудита сопровождается документированием произведенных работ: сначала составляется план мероприятий, по факту проверок готовятся промежуточные отчеты, а по окончании проверки составляется итоговый отчет. Последний включает:

• сведения о результатах проверки по всем документам и процедурам кадрового делопроизводства;
• рекомендации по устранению обнаруженных проблем.

Главное правило процедуры аудита – конфиденциальность. Данные, имеющиеся в рабочей документации и сведения, содержащиеся в отчетах о проверке, не подлежат разглашению.

Результаты проведения аудита

Благодаря своевременной проверке состояния кадровой документации и ее ведения можно решить целый спектр вопросов:

• обрести реальное представление о состоянии дел;
• разобраться с наличием и правильностью оформления всех обязательных и факультативных ЛНА;
• обнаружить моменты нарушения трудового законодательства, проанализировать риски;
• странить выявленные недочеты и привести документацию в соответствие требованиям законодательства.

Проверка – лучший способ избежать дополнительных проблем и затрат

В последнее время заказ аудита кадровой документации стал весьма востребован. Это обусловлено ужесточением контроля со стороны трудовой инспекции, а также желанием руководства навести порядок в документации и сократить затраты.

Руководители многих государственных и частных компаний подтверждают необходимость регулярного аудита, а сложившаяся практика показывает, что в целях оптимизации использования ресурсов такая проверка должна проводиться как минимум раз в три года.