ЕФС-1: особенности отчетности в 2023 году и реальный опыт бухгалтеров

С января 2023 года ПФР и ФСС были объединены в единый Социальный Фонд России, в связи с чем изменились и правила сдачи отчетности.

На смену нескольким отчетам пришла единая форма ЕФС-1. Порядок заполнения утвержден Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 года № 245п.

ЕФС-1 заменяет собой сразу четыре формы отчетности: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3, а также раздел 5 формы ОДВ-1. Однако это не означает, что сдавать единую форму теперь можно один раз и сразу за все виды отчетности. Форма ЕФС-1 состоит из разделов и подразделов, для каждого из которых действуют свои правила и сроки сдачи.

Разделы и подразделы ЕФС-1 и их сроки сдачи

В новой форме отчетности ЕФС-1 предусмотрено два раздела, каждый из которых делится еще на подразделы.

Раздел 1 объединяет сведения о трудовой деятельности сотрудников. Имеет следующие подразделы:

• Подраздел 1.1 заменяет форму СЗВ-ТД;
• Подраздел 1.2 сдается вместо СЗВ-СТАЖ;
• Подраздел 1.3 заполняется только государственными (муниципальными) учреждениями, осуществляющими виды деятельности из приказа Минтруда;
• Подраздел 2 является аналогом раздела 5 формы ОДВ-1;
• Подраздел 3 заменяет форму ДСВ-3.

Раздел 2 заменяет собой форму 4-ФСС.

В таблице ниже приведены сроки сдачи каждого раздела и подраздела ЕФС-1:

Кроме ситуаций, описанных в таблице, существует еще две кадровые процедуры, после которых необходимо сдать подраздел 1.1 (аналог СЗВ-ТД) на следующий рабочий день: приостановление действия ТД из-за мобилизации и восстановление действия ТД после демобилизации.

Куда сдавать отчет ЕФС-1

Отчеты необходимо сдавать в территориальные органы объединенного Социального Фонда России. Делать это можно в электронном или бумажном виде.

В электронном виде отчет подают работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая работников на договорах ГПХ, больше 10 человек.

Работодатели с меньшим числом работников имеют право сами выбрать способ сдачи отчетности — в электронном или бумажном виде.

Особенности заполнения и сдачи подраздела 1.1

Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 практически полностью повторяет привычную бухгалтерам форму СЗВ-ТД. Поэтому особых сложностей с заполнением этой части отчета возникнуть не должно. Однако есть ряд особенностей:

• Подавать подраздел 1.1 в Соцфонд необходимо вместе с титульным листом, входящим в состав ЕФС-1. Титульный лист прилагайте к каждой части отчета, которые будете сдавать в разные сроки;
• Перед заполнением подраздела 1.1 необходимо заполнить подраздел 1. Он представляет собой общую «шапку» к подразделам 1.1 и 1.2, которые заменяют собой СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ соответственно;
• Сведения о подрядчиках-физлицах в подразделе 1.1 отражаются особым образом:

В графе 2 таблицы указывается дата подписания/окончания договора. В графе 3 проставляется соответствующий код «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ». Графа 4 заполняется, если исполнитель выполняет работу в районах Крайнего Севера (код РКС) или приравненных к ним районах (код МКС). Графа 5 остается пустой. В графе 6 указывается код выполняемой функции как для работников по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), а также дополнительно код вида договора ГПХ. Код для всех обычных договоров — ДГПХ, для договоров авторского заказа — ДАВТ. Графа 7 остается пустой. В графах 8-10 указываются наименование и реквизиты договора без знака «№».

Особенности заполнения и сдачи подраздела 1.2

Подраздел 1.2 — аналог формы СЗВ-СТАЖ — тоже практически не отличается от своего предшественника. Но есть нововведения: наличие типа «корректирующая» и «отменяющая», а также некоторые новые графы.

Комментарий бухгалтера: на практике трудности с новой формой отчетности, в основном, возникают при подаче отменяющего ЕФС-1. В случае, когда нужно подправить ранее поданные данные через отмену, может возникнуть ситуация, будто сотрудник принят дважды. Это происходит из-за того, что не все ПФР оперативно принимают отменяющий отчет ЕФС-1.

Новые графы подраздела 1.2 включают в себя:

• графа 5: отражение районного коэффициента за работу в регионах со сложными климатическими условиями;
• графа 10: доля ставки для медработников и педагогов, время пребывания под водой для водолазов, налет часов для летчиков;
• графа 11: данные о результатах СОУТ, а именно — номер основного рабочего места в соответствие с картой СОУТ;
• графа 12: установленный класс условий труда по степени вредности по результатам СОУТ. 

Подраздел 1.2 заполняется только в отношении тех работников, которые в отчетном периоде выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии, занимали государственные должности или имели другие особенности, влияющие на стаж (пп. 1-10 п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Если у вас остались вопросы или вам необходима помощь со сдачей отчетности по новым правилам, обращайтесь к специалистам группы компаний Lexintel: +7 (495) 899-01-58. Наш финансовый отдел оказывает услуги удаленной бухгалтерии для компаний и ИП. А если вы хотите полностью снять с себя головную боль по кадровым вопросам, воспользуйтесь такими решениями как аутстаффинг и аутсорсинг персонала. Звоните или пишите нам на почту info@lexintel.ru!

Image by nakaridore on Freepik