Кадровый аутсорсинг: в чем выгода для компаний и ИП

Обратите внимание на кадровый аутсорсинг, даже если в компании уже есть отдел персонала. Профессионалы возьмут на себя часть функций, снимут нагрузку со штатных кадровиков, четко организуют бизнес-процессы и смогут оперативно реагировать на изменения в законодательстве.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: что это и для кого

Кадровый аутсорсинг — полная или частичная передача функций, связанных с документальным оформлением персонала, специализированной организации.

Делегирование функционала актуально как для крупных компаний, так и для малого предпринимательства:

• при повышенной нагрузке, например, при открытии дополнительного филиала, расширении производства, когда буквально «не хватает рук»;
• при низкой нагрузке, когда нет смысла создавать отдельное подразделение или нанимать кадровика в штат.

Перечислим основные преимущества кадрового аутсорсинга.

1. Экономия ресурсов и времени.

Аутсорсинговые компании располагают специалистами высокой квалификации. Соответственно, работа выполняется быстро, со знанием теории и практики, без ошибок в оформлении документов и нарушения сроков.

Даже при наличии внутреннего отдела (или штатного специалиста по кадровому делопроизводству) аутсорсинг не теряет своей актуальности:

• Подрядчику можно передать лишь часть функций, это высвободит время от второстепенных задач и послужит хорошей «подмогой», вторым мнением в сложных или конфликтных ситуациях с персоналом.
• Текущая работа не встанет в периоды отпуска или больничного у штатного специалиста, так как есть подрядчик, который возьмет на себя его обязанности.
• Кадровый аутсорсинг обеспечивает бесперебойность своей работы, так как выполнение задач не завязано на конкретном сотруднике: компания-аутсорсер имеет целый штат квалифицированных специалистов, специализирующихся на вопросах кадрового делопроизводства.

2. Оплата услуг ровно в том объеме, который требуется организации.

Сотруднику по трудовому договору нужно платить как минимум МРОТ с региональными коэффициентами. Кроме того, необходимо делать отчисления в налоговую и СФР.

Например, компания открывает новый объект. Кадровику необходимо укомплектовать для него штат, оформить документы, известить госорганы. Как только филиал начнет обособленную жизнь, объем работы у специалиста сократится, но зарплата останется прежней.

На такие точечные задачи целесообразно не нанимать нового человека, а привлекать аутсорс.

3. Непредвзятость в принятии решений.

Еще один «тонкий» момент: привлеченный специалист не связан личными, дружескими отношениями с коллективом компании.

Это значит, что любые конфликтные ситуации, которые требуют не только профессиональных знаний, но и беспристрастности, будут решены наилучшим образом в интересах бизнеса.

Какие функции кадрового делопроизводства можно делегировать

По договору аутсорсинга привлеченным специалистам в сфере кадрового делопроизводства можно передать:

• разработку проектов трудовых договоров, приказов и прочей кадровой документации;
• разработку и составление локальных нормативных актов;
• заполнение документов, например, личных карточек, соглашений, приложений к трудовым договорам;
• разработку графиков посменной работы, графиков отпусков;
• подбор персонала, поиск и собеседования;
• обработку персональных данных работников и соискателей (с согласия физлиц);
• решение кадровых задач с иностранными работниками;
• подготовку копий документов, справок по запросам работников;
• сопровождение дисциплинарных расследований и др.

Обратите внимание: аутсорсинговая компания не вправе заполнять и хранить трудовые книжки. Обязанность по ведению и учету строго закреплена за работодателем (ст. 66 ТК, постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69). Для полной передачи всех кадровых процессов профессиональному подрядчику, воспользуйтесь аутстаффингом.

На ком лежит ответственность за обработку персональных данных

Работа с персональными данными сотрудников может быть делегирована сторонним специалистам. Такой позиции придерживается и Роскомнадзор (абз. 2 п. 5 разъяснений), и законодатель (ч. 3 ст. 6 закона № 152).

Чтобы обезопасить компанию:

• включите в договор оказания услуг обязанность аутсорсера соблюдать конфиденциальность персданных (ч. 3 ст. 6 закона № 152-ФЗ, п. 3 постановления Правительства от 01.11.2012 № 1119);
• возьмите письменное согласие на обработку у сотрудников.

Как контролировать работу аутсорсера

Многие компании смущает юридическая обособленность привлеченного специалиста по кадровому делопроизводству.

Возникает вопрос: как контролировать эффективность работы аутсорсеров, выстраивать коммуникации, соблюдать субординацию «руководитель-подчиненный», если фактически это не свой работник, а внештатный специалист?

Специалисты Lexintel рекомендуют следующее:

1. Урегулируйте все спорные моменты еще на этапе подписания договора на оказание услуг. Ссамого начала четко закрепите круг обязанностей, зоны ответственности, критерии оценки качества выполненной работы, санкции за нарушения.
2. Определите, кто из внутренних работников будет контролировать действия аутсорсеров. Это может быть начальник отдела кадров, исполнительный или генеральный директор. Важно отслеживать, чтобы работа исполнителей соответствовала заранее достигнутым договоренностям и давала ожидаемый результат.
3. Получайте обратную связь от представителя аутсорсера. Специалисты Lexintel регулярно поддерживают связь со своими заказчиками, предоставляют отчеты и обеспечивают полную прозрачность сотрудничества.

Если договор с исполнителем составлен грамотно, для сотрудничества выбрана надежная компания и выполнены рекомендации, указанные выше, то никаких проблем при сотрудничестве с аутсорсером не возникнет. Рекомендуем для делегирования кадровых функций обратиться к Lexintel.

Только законные решения для оптимизации кадров: от подбора персонала до индивидуальных бизнес-схем. Почти 20 лет на рынке услуг аутсорсинга и аутстаффинга.

Консультация бесплатно! Звоните: +7 (495) 252-10-09.

Image by pressfoto on Freepik