Как правильно оформить сотрудника на работу, если вы – индивидуальный предприниматель?

Статус индивидуального предпринимателя дает возможность заниматься любимым делом, вести бизнес своей мечты. Но здесь есть как свои плюсы, так и трудности, с которыми непременно придётся столкнуться в процессе. Одним из наиболее пугающих аспектов ведения своего бизнеса для индивидуальных предпринимателей становится документооборот: отчетности, налоговые декларации, бухгалтерия. Усложняется этот процесс еще и тогда, когда в команде предпринимателя появляются сотрудники.

При расширении бизнеса непременно возникнет необходимость найма других работников. Например, продавцов, закупщиков, охранников, уборщиц. Если бизнес связан с творчеством, не обойтись и без помощников, чтобы удовлетворить растущий спрос потребителей.

В такой момент у предпринимателя встает резонный вопрос — как грамотно оформить сотрудника?

Заключаем договор

В первую очередь, необходимо определиться, какой договор вы будете заключать с сотрудником – трудовой или гражданско-правовой.

Трудовой договор подразумевает под собой выполнение работником определенной трудовой функции и заключается, как правило, на неопределенный срок. В данном случае работодатель обязан предоставлять сотруднику отпуск, больничные, оплачивать командировочные. Оплата труда фиксирована.

При заключении трудового договора вам потребуется:

• Создать приказ о приеме на работу;
• Оформить карточку сотруднику по форме Т-2;
• Сделать запись в его трудовую книжку.

Документы, требуемые от сотрудника для заключения договора:

• Заявление о приеме;
• Паспортные данные;
• Трудовая книжка;
• СНИЛС;
• Военный билет;
• Аттестат или диплом об образовании;
• Справка о доходах за последние два года и справка 2-НДФЛ.

Если работа запрещает допуск лиц, имевших судимость, будущий сотрудник должен представить справку об ее отсутствии.

Гражданско-правовой договор обычно заключается для работ, имеющих разовый характер или направленных на достижение конкретного результата. По его достижению такой договор аннулируется. При этом заработная плата обговаривается сторонами, а отпуска и больничные не оплачиваются. Исполнитель может передавать свои обязанности третьим лицам.

Для заключения гражданско-правового договора запросите у сотрудника паспорт и СНИЛС.

Если трудовые отношения, оформленные по гражданско-правовому договору, длятся длительное время, это может послужить для налоговой службы основанием для переквалификации договора в трудовой. Это повлечет перерасчет заработной платы, ЕСН, страховых взносов в ПФР.

Регистрируемся в качестве работодателя

Вне зависимости от того, какой договор вы заключаете, необходимо зарегистрироваться в качестве работодателя! 30 дней после заключения трудового договора с первым сотрудником дается предпринимателю на регистрацию в качестве работодателя в Пенсионном фонде России и 10 дней – в Фонде социального страхования.

Если вы заключили гражданско-правовой договор, регистрация нужна только в ПФР.

На сайте Пенсионного фонда России вы можете найти необходимые для постановки на учет формы, а также пояснения к их заполнению. Регистрация происходит в течение пяти дней после подачи документов. После нее вам присваивается регистрационный номер работодателя.

Выплачиваем взносы за сотрудников

При любой форме договора работодателю необходимо будет ежемесячно выплачивать взносы за сотрудников. Различается только набор инстанций, в которые данные сборы уплачиваются:

Трудовой договор:
Обязательное пенсионное страхование (Пенсионный фонд), обязательное медицинское страхование (ФФОМС), обязательное социальное страхование (ФСС).

При гражданско-правовом договоре потребуется уплачивать те же взносы, кроме ФСС (если иное не предусмотрено договором).

Учитываем возможные штрафы

Невыполнение условий оформления сотрудников влечет за собой штрафы. Так, непостановка на учет в качестве работодателя в ФСС и ПФР — до 30 тыс. рублей. Несвоевременная уплата страховых взносов в ПФР – 20% от суммы и пени за дни просрочки. Запросить более подробную информацию по налогам, штрафам и пеням можно в вашей налоговой инспекции.

Перед тем как принимать на работу сотрудников, обязательно изучите законодательные акты. Для этого вы можете обратиться в территориальные органы Роструда, где вы получите подробную информацию о заключении трудовых договоров, организации охраны труда и о других важных аспектах кадрового делопроизводства.

Сориентироваться в нюансах оформления и ведения сотрудников вам также могут помочь консультанты Lexintel на бесплатной первой встрече.