Как провести оптимизацию кадров в компании: чек-лист

Грамотная организация работы персонала — один из ключевых факторов успеха бизнеса. Зачастую именно в кадровой системе обнаруживаются пробелы, из-за которых страдает эффективность работы целой компании или ее подразделений.

В этой статье мы хотим поделиться этапами кадровой оптимизации, которые мы проводим для наших заказчиков. Берите на заметку и применяйте к своему бизнесу.

Проведите предварительный аудит

Аудит включает в себя оценку состояния кадровой системы, а также охраны труда в компании, по результатам которой подготавливается отчёт и разрабатывается план мероприятий.

Специалисты Lexintel всегда ставят перед собой задачу не просто ввести в действие ту или иную систему работы с персоналом (например, аутстаффинг), но изначально грамотно подобрать наиболее эффективное решение для конкретной ситуации. Работа с клиентом обязательно начинается с предварительного аудита.

Проводите аудит регулярно, чтобы вся кадровая документация оставалась в порядке. Не забывайте уделять особое внимание тому, как оформлены иностранные сотрудники в компании, если таковые имеются.

Напоминаем, что неправильно оформленный иностранный сотрудник может стоить работодателю от 400 тысяч до 1 миллиона рублей штрафа.

Оцените нагрузку на бухгалтерию и кадровый отдел

Мы часто встречаем ситуации, когда в компании всё кадровое делопроизводство сброшено на бухгалтерию, а в некоторых случаях и вовсе — на одного бухгалтера. Если численность сотрудников небольшая, это не критично.

Однако во многих случаях гораздо эффективнее будет передать данный вопрос кадровому отделу или специализированной компании, которая возьмёт на себя все задачи ведения кадров.

Излишняя нагрузка на бухгалтера увеличивает риски ошибок, которые могут приводить к штрафам и нежелательным проверкам компании со стороны гос. органов.

Особенно важно иметь в компании отдельного специалиста по кадровому делопроизводству, если в штате трудятся иностранные сотрудники. Но имейте в виду, что найм специалиста или создание целого кадрового отдела тоже накладывает на компанию дополнительные издержки.

Об этом подробно мы уже писали здесь.

Внедрите программное обеспечение и автоматизируйте процессы

Упростить кадровое делопроизводство можно с помощью современных технологий, а также благодаря грамотному подходу к менеджменту бизнес-процессов.

Мы уже рассказывали об этом в этой статье.

Вкратце, мы рекомендуем проверить существующие бизнес-процессы на соответствие принципу «необходимости и достаточности», то есть провести аудит и избавиться от всего лишнего и устаревшего; затем заняться усовершенствованием тех процессов, которые остались после отсечения лишнего; а затем автоматизировать процессы с помощью современного ПО.

Например, в Lexintel мы используем уникальное программное обеспечение, специально разработанное нашими специалистами, чтобы наиболее эффективно отслеживать актуальность таких аспектов, как сроки действия разрешений на работу иностранных сотрудников, сроки действия их паспортов, медицинские страховки и т. д. Это позволяет нам своевременно пролонгировать важные документы, исключая штрафы и санкции для наших заказчиков.

Подготовьтесь заранее к любым кадровым ситуациям

Проверьте:

• актуальны ли в вашей компании документы по охране труда;
• соблюдается ли ТК (кто следит за обновлениями в законодательстве, кто несёт ответственность за соблюдение актуальных норм и правил, не нарушаются ли права работников и работодателя);
• готовы ли вы к решению трудовых споров и оформлению несчастных случаев на производстве;
• актуальна ли документация, которая может понадобиться вам при проверках со стороны гос. органов.

Если в ходе аудита было выявлено, что какой-то из этих важных вопросов проседает, обязательно займитесь им. Не полагайтесь на «авось», а заблаговременно подготовьтесь к любым ситуациям, которые могут возникнуть в сфере кадров вашей компании.

Чтобы не тратить время и силы на оптимизацию кадрового делопроизводства, можно обратиться к специалистам Lexintel. Мы предлагаем услуги по проведению кадрового и миграционного аудита, организации охраны труда, удалённой бухгалтерии и кадровому делопроизводству, а также готовы взять на себя все вопросы оптимизации кадров «под ключ»!

Сотрудничество с Lexintel позволяет заказчику сконцентрироваться на важных глобальных и текущих вопросах компании, не отвлекаясь на кадровую рутину. Решайте вопросы бизнеса, а персонал мы возьмём на себя!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию кадрового специалиста по номеру: +7 (495) 899-01-58