Каких иностранных работников включать в отчет «Персонифицированные сведения»

Найм иностранцев требует от работодателя соблюдения законодательства и бдительности, так как права и обязанности иностранных работников зависят от их статуса, а нарушения грозят штрафами. Разберем порядок формирования персонифицированных сведений на сотрудников из-за рубежа.

Какими бывают иностранные работники

Иностранных граждан, находящихся в России, делят на:

временно пребывающих в РФ — имеют только миграционную карту и визу, если она предусмотрена для государства, гражданином которого является иностранец;
временно проживающих в РФ — у них нет вида на жительство, но есть разрешение на временное проживание (РВП);
постоянно проживающих в РФ — тех, кто получил ВНЖ;
высококвалифицированных специалистов — иностранных специалистов с опытом работы, навыками или достижениями в конкретной сфере деятельности, имеющих заработную плату не ниже установленного законом размера.

От статуса иностранца зависят его права и обязанности в России в соответствии с законодательством о миграции, трудовой деятельности, налогах и сборах и социальном обеспечении.

Также имеет значение государство, из которого приехал иностранный гражданин. Например, представители стран ЕАЭС (Армения, Белоруссия, Киргизия, Казахстан) пользуются более расширенными правами и льготами, чем въезжающие из других государств.

Избежать путаницы, нарушений и штрафов поможет передача миграционных вопросов по сотрудникам профессионалам. Компания Lexintel более 15 лет работает с иностранными работниками из ближнего и дальнего зарубежья и готова предоставлять персонал по потребностям клиента в виде аутстаффинга и аутсорсинга. Такая форма взаимодействия освобождает заказчика от учета и отчетности по предоставленным работникам, в том числе по иностранным гражданам.

На каких иностранных работников нужно подавать персонифицированные сведения

Итак, в отчет «Персонифицированные сведения» необходимо включать только тех иностранных работников, которые подпадают в России под обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование. К ним относятся:

Временно пребывающие иностранные граждане (за исключением высококвалифицированных специалистов), у которых нет гражданства стран ЕАЭС;
Временно проживающие в России иностранцы;
Постоянно проживающие в России иностранцы.

Все эти лица считаются застрахованными в российской системе соцстраха. Поэтому для работы с ними необходим СНИЛС, который СФР использует для упорядочивания индивидуальных сведений о работнике и его заработках, а работодатель использует при формировании отчетности, в том числе в персонифицированных сведениях.

Отсутствие номера страхового индивидуального лицевого счета в отчете «Персонифицированные сведения» — нарушение.

Как оформить СНИЛС иностранцу

Хорошо, если иностранец самостоятельно оформил СНИЛС через клиентскую службу Соцфонда по месту временной или постоянной регистрации, или когда компания — не первый работодатель иностранца, и у него уже есть свидетельство. Но если у иностранного работника СНИЛСа нет, возникают сложности.

Не позднее следующего рабочего дня после утверждения приказа о приеме на работу компания должна подать в СФР отчет ЕФС-1, который обязательно включает данные СНИЛС. Без этих сведений СФР отчет не примет. Таким образом, если работодатель подает документы на оформление СНИЛС, нарушаются сроки подачи формы ЕФС-1.

Есть два способа решения такой ситуации:

Работодатель может предложить кандидату самостоятельно оформить СНИЛС и только после этого заключить с ним трудовой договор и издать приказ о приеме на работу. Получить СНИЛС будущий сотрудник может в СФР или в МФЦ;
Работодатель может заложить время на оформление СНИЛС, а в трудовом договоре указать более позднюю дату начала работы и издать приказ о приеме позднее.

Работодателю следует направить в территориальный орган СФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1, заполненную на основании заявления от работника. Заверенную подписью сотрудника форму необходимо подать вместе с описью документов по форме АДВ-6-1. В ответ фонд высылает «Уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета» по форме АДИ-РЕГ, в котором указан номер индивидуального лицевого счета в российской системе социального страхования.

Lexintel возьмет кадровый учет на себя, чтобы ваша компания могла снизить нагрузку на отдел кадров. Поможем избежать штрафов и санкций за нарушения при работе с иностранцами и сфокусироваться на бизнесе.

Особенности отражения иностранных работников в персонифицированных сведениях

Персонифицированные сведения на иностранцев формируются также, как и на граждан России. Однако два поля могут остаться незаполненными. Это:

отчество, так как у граждан многих государств мира оно отсутствует в принципе;
ИНН, если иностранец не встал на учет в ФНС и не является налоговым резидентом России.

Оставьте заявку и мы подберем оптимальную модель работы с иностранными гражданами под ваши задачи и сферу деятельности.

Image by Freepik