Новости из мира кадров: проверяющие органы будут чаще штрафовать кадровиков

Государственная инспекция труда (ГИТ) вскоре будет по-новому решать, кого и как штрафовать за нарушения трудового законодательства. Если сейчас вина зачастую ложится и на компанию, и на должностное лицо, то после принятия новых правил инспекторам необходимо будет выбирать, на кого конкретно накладывать штрафные санкции — на организацию или на сотрудника, нарушившего закон.

Специалисты прогнозируют, что в большинстве ситуаций вина будет ложиться именно на сотрудника, ведь штрафы для юридических лиц гораздо выше, чем для физических, а значит директора компаний будут изо всех сил стараться доказать оплошность кадровика, нежели компании. 

В основном, штрафы для сотрудников — это небольшие суммы. Например, за неопломбированную книгу учета трудовых книжек кадровик заплатит 1000 рублей штрафа. Однако опасность заключается в том, что штрафы суммируются. Если инспектор зафиксирует 15-20 нарушений по 1000 рублей, то такая выплата может заметно ударить по кошельку кадровика.

Не стоит забывать и о том, что существуют нарушения, за которые даже физлицам назначаются большие штрафы. Так, за лишние документы в личных делах по ч. 2 ст. 13.11 КоАП кадровику придется заплатить 5000 рублей, а штраф в размере 20 000 рублей грозит тем специалистам по кадрам, которые не сообщили о найме бывшего государственного служащего (ст. 19.29 КоАП).

Как определить, чья вина?

Грамотный инспектор должен сперва изучить трудовой договор, должностную инструкцию, локальные акты и приказы о распределении ответственности, касающиеся специалиста по кадрам, прежде чем обвинять его в нарушениях. Если ошибки действительно произошли по вине кадровика, и именно он несет ответственность за недочеты согласно трудовой документации, то инспектор выпишет ему штраф.

На практике же инспекторы не всегда спешат разобраться в том, кто за что отвечает в компании. Поэтому многие ошибки несправедливо списываются на кадровиков. Сюда могут относиться и нарушения в расчетах заработной платы, отпускных, больничных, за которые на самом деле отвечает бухгалтер; и недочеты, касающиеся охраны труда, за которые обязан отвечать начальник административно-хозяйственного отдела; и нарушения трудовых прав работников, курирование которых зачастую не входит в должностную инструкцию рядового кадровика.

Провести инструктаж сотрудников, посвященный тому, как правильно вести себя во время государственных проверок, помогут специалисты Lexintel. О том, что мы берем на себя во время проверок госорганами, читайте в этой статье.

Как избежать штрафных санкций?

Есть несколько положений, знание которых поможет специалисту по кадрам избежать штрафных санкций. Вот, о чем следует помнить, если проверяющий инспектор собирается наложить вину на кадровика:

• Не все нарушения, кажущиеся «кадровыми», находятся под ответственностью кадровика. Мы рекомендуем специалистам по кадрам внимательно изучить свой трудовой договор и должностную инструкцию и ни в коем случае не признавать сразу свою вину, если есть хоть малейшее сомнение в справедливости наказания;
• У нарушений есть срок годности. Для большинства ошибок это один год, по прошествии которого инспектор не вправе вас оштрафовать. Для некоторых нарушений установлены особые сроки давности;
• Если сотрудник уже подал в суд на компанию, то инспектор не может наложить штраф за то же самое нарушение. Поэтому попробуйте узнать, не подал ли сотрудник иск в суд, если ГИТ прошел к вам с проверкой именно по жалобе этого работника.

Как уменьшить штраф?

В ситуациях, когда полностью избежать наказания невозможно, есть шанс снизить сумму штрафа. Инспекторы и судьи зачастую идут навстречу сотрудникам, если:

• Работника штрафуют впервые. Это является основанием снизить штраф или заменить его предупреждением;
• У работника есть малолетние дети или престарелые родственники на иждивении. В таком случае инспектору необходимо предоставить документы, подтверждающие наличие иждивенцев (свидетельство о рождении ребенка, справка об инвалидности отца или матери, договор содержания с иждивением и т.д.);
• У сотрудника маленькая зарплата. Этот факт тоже является основанием снизить или даже отменить денежный штраф. Опять же, низкую зарплату необходимо подтвердить документально;
• Нарушение не повлекло за собой пагубных последствий. Если ошибка не привела (или не могла бы привести) к нанесению вреда здоровью сотрудников, то есть вероятность, что вместо штрафа назначат предупреждение.

Чтобы быть уверенными в положительном результате любой государственной проверки, вы можете обратиться к специалистам Lexintel. Мы проведем аудит кадровой системы, возьмем на себя все вопросы, связанные с персоналом, поможем разобраться с вопросами охраны труда.